Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bereitstellung unserer Software-as-a-Service-Plattform „AnfragePilot" (erreichbar unter platform.fechner-partners.com), zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für die Website fechner-partners.com als auch für die AnfragePilot-Plattform. Auf der Plattform sind zwei Rollen zu unterscheiden: Für die Daten unserer Vertragspartner (nachfolgend „Tenants" genannt, z. B. Kanzleien, Notariate, Autohäuser, Werkstätten oder andere Dienstleistungsunternehmen) selbst, etwa deren Zugangsdaten oder verbundene Kalenderkonten, sind wir datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Für die personenbezogenen Daten, die Tenants über die Plattform von ihren eigenen Endkunden verarbeiten (z. B. Formularanfragen, Terminbuchungen), handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Tenants. Die konkreten Bedingungen dieser Auftragsverarbeitung sind gesondert in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem jeweiligen Tenant geregelt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir ein berechtigtes Interesse an der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website und der Plattform haben, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen.

3. Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website und der AnfragePilot-Plattform werden durch den Hosting-Anbieter technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um die Website und die Plattform technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Fehler analysieren zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir nutzen Leistungen der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. All-Inkl kann insbesondere für Domain-, E-Mail- und gegebenenfalls weitere technische Infrastrukturleistungen eingesetzt werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung der genutzten technischen Dienste. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Online- und Kommunikationsdienste. Diese Website sowie die AnfragePilot-Plattform werden auf einem eigenen Server (VPS) betrieben, der bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, angemietet ist. IONOS stellt dabei ausschließlich die technische Serverinfrastruktur bereit und verarbeitet in diesem Rahmen technisch erforderliche Daten, die beim Betrieb des Servers anfallen (z. B. Zugriffs- und Verbindungsdaten). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, performanten und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website und Plattform sowie in der technischen Abwicklung von übermittelten Anfragen. Die Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, sodass im Rahmen dieses Hostings keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer stattfindet.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen oder einem Vertragsverhältnis steht. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular auf dieser Website nutzen, verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Thema und Nachricht, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen oder einem Vertragsverhältnis steht. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die technische Verarbeitung des Formulars erfolgt über einen n8n Webhook auf einem VPS von IONOS.

Die übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Die AnfragePilot-Plattform

AnfragePilot ist eine von uns betriebene Software-as-a-Service-Plattform, die wir an Unternehmen (Tenants) als digitale Anfragen- und Terminverwaltung lizenzieren. Über die Plattform verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Tenants personenbezogene Daten von dessen Endkunden, insbesondere im Rahmen von Formularanfragen, Terminbuchungen, telefonischen und postalischen Anfragen sowie automatisierten Erinnerungs- und Bewertungsanfragen.

Je nach vertraglicher Konfiguration des Tenants werden Anfragedaten entweder vollständig auf unserer Infrastruktur gespeichert („Vollmodus") oder es werden ausschließlich anonyme Metadaten zentral gespeichert, während die eigentlichen Anfrageinhalte ausschließlich beim Tenant selbst verbleiben („Metadaten-Modus"). Diese Unterscheidung ermöglicht es Tenants mit besonderen Vertraulichkeitsanforderungen (z. B. Angehörige von Heilberufen), den Umfang der zentral gespeicherten Daten zu begrenzen.

Anfragedaten werden standardmäßig 90 Tage nach Eingang gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht, sofern der jeweilige Tenant keine abweichende Aufbewahrungsdauer festgelegt hat oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für den Versand von E-Mails im Rahmen der Plattformnutzung (z. B. Anfragebestätigungen, Terminerinnerungen, Bewertungsanfragen) setzen wir den E-Mail-Dienstleister Brevo SA, 8 rue de Londres, 75009 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter ein. Alternativ können Tenants einen eigenen SMTP-Server hinterlegen; in diesem Fall erfolgt der E-Mail-Versand über die vom Tenant angegebene Infrastruktur.

Besonders schutzwürdige Zugangsdaten, insbesondere Zugriffs- und Aktualisierungstoken verbundener Kalenderkonten sowie hinterlegte SMTP-Zugangsdaten, werden ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank gespeichert.

7. Google Calendar-Integration

Tenants können im Rahmen des Plattformmoduls „TerminPilot" optional ihr eigenes Google-Kalenderkonto über eine OAuth-2.0-Verbindung mit der Plattform verknüpfen. Anbieter dieser Schnittstelle ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Bei einer aktiven Verbindung greifen wir ausschließlich auf folgende Daten zu: die Liste der für das verbundene Konto verfügbaren Kalender, Verfügbarkeitsinformationen (Frei-/Belegt-Zeiten) des vom Tenant ausgewählten Kalenders sowie das Anlegen neuer Kalendereinträge für über die Plattform gebuchte Termine. Eine Auswertung sonstiger Kalenderinhalte oder anderer Google-Dienste findet nicht statt.

Die von Google ausgestellten Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden AES-256-GCM-verschlüsselt auf unserer eigenen, innerhalb der EU betriebenen Serverinfrastruktur gespeichert (siehe Ziffer 3). Eine Weitergabe dieser Token an Dritte findet nicht statt. Der Tenant kann die Verbindung jederzeit über sein Dashboard eigenständig trennen; die gespeicherten Token werden hierbei unverzüglich gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verbindung auf ausdrücklichen Wunsch des Tenants zur Erfüllung des mit ihm bestehenden Vertragsverhältnisses hergestellt wird.

Weitere Informationen zum Umgang von Google mit personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google:policies.google.com/privacy.

8. Microsoft Outlook-/Microsoft 365-Kalender-Integration

Tenants können im Rahmen des Plattformmoduls „TerminPilot" optional ihr eigenes Microsoft-Kalenderkonto (Microsoft Outlook / Microsoft 365) über eine OAuth-2.0-Verbindung mit der Plattform verknüpfen. Anbieter dieser Schnittstelle ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Die Verbindung erfolgt über Microsoft Graph. Im Rahmen der Autorisierung werden insbesondere Berechtigungen zum Anmelden des verbundenen Kontos, zur Erkennung grundlegender Kontoinformationen sowie zum Lesen und Schreiben von Kalenderdaten angefordert. Dies dient ausschließlich dazu, die Terminverfügbarkeit für den vom Tenant ausgewählten Kalender zu prüfen und über die Plattform gebuchte Termine im verbundenen Kalender anzulegen, zu aktualisieren oder zu verwalten.

Bei einer aktiven Verbindung ist die Plattform technisch darauf ausgelegt, ausschließlich die für die Terminverwaltung erforderlichen Kalenderdaten zu verarbeiten. Dazu können insbesondere die Liste der verfügbaren Kalender, Verfügbarkeitsinformationen (Frei-/Belegt-Zeiten) des vom Tenant ausgewählten Kalenders sowie Kalendereinträge gehören, die im Zusammenhang mit über die Plattform gebuchten Terminen stehen. Eine darüber hinausgehende Auswertung sonstiger Kalenderinhalte oder anderer Microsoft-Dienste findet nicht statt.

Die von Microsoft ausgestellten Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden AES-256-GCM-verschlüsselt auf unserer eigenen, innerhalb der Europäischen Union betriebenen Serverinfrastruktur gespeichert (siehe Ziffer 3). Eine Weitergabe dieser Token an Dritte findet nicht statt. Der Tenant kann die Verbindung jederzeit über sein Dashboard eigenständig trennen; die gespeicherten Token werden hierbei unverzüglich gelöscht. Zusätzlich kann der Tenant den Zugriff über die Sicherheits- und Kontoeinstellungen seines Microsoft-Kontos beziehungsweise Microsoft-365-Tenants widerrufen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verbindung auf ausdrücklichen Wunsch des Tenants zur Erfüllung des mit ihm bestehenden Vertragsverhältnisses hergestellt wird. Soweit darüber hinaus technische Sicherheits-, Protokollierungs- oder Missbrauchsschutzmaßnahmen erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitere Informationen zum Umgang von Microsoft mit personenbezogenen Daten finden Sie in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen:microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

9. Telefonische Anfragen und KI-Anrufbeantworter

Im Rahmen der AnfragePilot-Plattform bieten wir eine Funktion zur Entgegennahme und automatisierten Verschriftlichung telefonischer Anfragen an („KI-Anrufbeantworter"). Erreicht ein Anruf den Anrufbeantworter, wird der Anrufer durch eine Ansage darüber informiert, dass seine Nachricht aufgezeichnet und automatisch verschriftlicht wird. Im Anschluss kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet: die Rufnummer des Anrufers (sofern übermittelt), Datum und Uhrzeit des Anrufs, die angerufene Rufnummer, die Sprachaufnahme sowie das daraus erstellte Transkript einschließlich einer automatisiert erzeugten Zusammenfassung des Anliegens. Die Inhalte der Nachricht richten sich danach, welche Angaben der Anrufer freiwillig macht.

Für die Telefonie- und Aufzeichnungsfunktion setzen wir die TENIOS GmbH, Gertrudenstr. 30-36, c/o Spaces Breite Strasse, 50667 Köln, Deutschland, als Auftragsverarbeiter ein. Die Sprachaufnahme wird nach der Aufzeichnung auf unsere eigene, innerhalb der Europäischen Union betriebene Serverinfrastruktur (siehe Ziffer 3) übertragen und dort verarbeitet.

Für die automatisierte Umwandlung der Sprachaufnahme in Text setzen wir den Spracherkennungsdienst AssemblyAI Inc. als Auftragsverarbeiter ein. Die Verarbeitung erfolgt über Server innerhalb der Europäischen Union (EU-Datenresidenz).

Die automatisierte Zusammenfassung des Transkripts erfolgt durch ein KI-Sprachmodell, das wir über den AI Model Hub der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, als Auftragsverarbeiter nutzen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Nach Anbieterangaben werden die übermittelten Inhalte nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet hierbei nicht statt.

Die Sprachaufnahme wird 24 Stunden nach Eingang automatisiert und unwiderruflich gelöscht. Das Transkript und die Zusammenfassung verbleiben als Rückruf-Aufgabe in der Plattform und unterliegen den in Ziffer 6 beschriebenen Speicherfristen für Anfragedaten.

Soweit der KI-Anrufbeantworter für Rufnummern unserer Tenants eingesetzt wird, ist der jeweilige Tenant Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten seiner Anrufer; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 2). Soweit der KI-Anrufbeantworter für unsere eigenen Rufnummern eingesetzt wird, sind wir selbst Verantwortlicher. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen oder einem Vertragsverhältnis steht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage des berechtigten Interesses, telefonische Anfragen auch außerhalb der Erreichbarkeit zuverlässig entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

10. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies und kein Tracking zu Werbezwecken.

Zur Analyse der Websitenutzung setzen wir Plausible Analytics (Community Edition) ein, eine Open-Source-Software, die wir selbst auf einem eigenen Server (VPS) betreiben, der bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, angemietet ist. Es findet keine Datenübermittlung an Plausible Analytics Ltd. oder andere Dritte statt.

Plausible Analytics arbeitet vollständig ohne Cookies und ohne geräteübergreifendes Tracking. Es werden keine personenbezogenen Profile erstellt und keine IP-Adressen gespeichert; die IP-Adresse wird lediglich kurzzeitig zur Erstellung eines anonymisierten, nicht rückverfolgbaren Tageswertes (Hash) verarbeitet und anschließend nicht weiter vorgehalten. Eine Identifizierung einzelner Besucher ist dadurch nicht möglich.

Rechtsgrundlage für den Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung der Websitenutzung zur Optimierung unseres Angebots, ohne dass hierfür eine Einwilligung nach § 25 TTDSG erforderlich ist, da kein Zugriff auf Endgeräte der Nutzer erfolgt und keine Wiedererkennung stattfindet.

11. Eingebundene Drittanbieter

Die Website fechner-partners.com bindet keine externen Inhalte Dritter wie YouTube-Videos, Google Maps, externe Schriftarten, Social-Media-Plugins oder vergleichbare Dienste ein. Die eingesetzte Analysesoftware Plausible Analytics wird ausschließlich selbst gehostet betrieben (siehe Ziffer 10) und stellt keine Einbindung eines externen Drittanbieters dar.

Im Rahmen der AnfragePilot-Plattform setzen wir die in den Ziffern 6 bis 9 genannten Auftragsverarbeiter und Schnittstellen ein. Eine darüber hinausgehende Einbindung externer Dienste findet nicht statt.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt. Zu den spezifischen Speicherfristen der AnfragePilot-Plattform siehe Ziffer 6; zur Speicherdauer von Sprachaufnahmen des KI-Anrufbeantworters siehe Ziffer 9.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden. Sofern Sie Endkunde eines Tenants sind, wenden Sie sich für Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungswünsche bezüglich Ihrer über die Plattform verarbeiteten Daten bitte vorrangig an das Unternehmen, mit dem Sie in direktem Kontakt stehen.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Wohnortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes sein.

15. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website und die AnfragePilot-Plattform nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://" beginnt.

16. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: 07.2026

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.