Für Notariate
Beurkundungstermine und Mandatsanfragen klar strukturieren.
Notariate erhalten Anfragen für Beurkundungen, Beglaubigungen und Beratungsgespräche über verschiedene Kanäle. AnfragePilot und TerminPilot helfen dabei, diese Anfragen strukturiert zu erfassen, automatisch zu bestätigen und Termine direkt online buchbar zu machen.
Beurkundungsanfrage
Immobilienkauf — Kaufvertrag
Anfrage automatisch erfasst, Mandant bestätigt, Termin vorgemerkt und zuständige Urkundsnotarin informiert.
Typische Probleme
Notariate brauchen strukturierte Abläufe — von der Anfrage bis zum Termin.
Mandanten erwarten klare Rückmeldung, welche Unterlagen benötigt werden und wann ein Beurkundungstermin möglich ist. Ohne strukturierten Prozess entsteht unnötiger Koordinationsaufwand auf beiden Seiten.
Anfragen ohne klare Struktur
Beurkundungsanfragen kommen per E-Mail oder Telefon herein, ohne dass alle notwendigen Informationen von Anfang an vorliegen.
Terminkoordination per E-Mail
Verfügbare Termine werden manuell abgestimmt, obwohl eine direkte Online-Buchung den Aufwand deutlich reduzieren würde.
Fehlende Unterlagen verzögern
Wenn Mandanten nicht frühzeitig über benötigte Unterlagen informiert werden, entstehen Verzögerungen kurz vor dem Termin.
Anwendungsfälle
Welche Notariatsprozesse sich gut strukturieren lassen
AnfragePilot und TerminPilot eignen sich für wiederkehrende Beurkundungs- und Beratungsanfragen, bei denen Struktur, Vollständigkeit und Termintreue entscheidend sind.
Beurkundungsanfragen
Art der Beurkundung, beteiligte Parteien und notwendige Unterlagen strukturiert erfassen und intern weiterleiten.
Online-Terminbuchung
Beurkundungs- und Beratungstermine direkt online buchbar machen — mit automatischer Bestätigung und Kalendereintrag.
Beglaubigungsanfragen
Kurzfristige Beglaubigungsanfragen strukturiert aufnehmen und intern priorisieren.
Erstberatungsgespräche
Vorgespräche zu Immobilienkauf, Erbrecht oder Gesellschaftsgründungen strukturiert erfassen und nachverfolgen.
Unterlagenverwaltung
Mandanten frühzeitig über benötigte Unterlagen informieren und den Eingang zentral nachhalten.
Rückfragemanagement
Rückfragen zu Terminen, Kosten oder Verfahrensabläufen sauber dokumentieren und nachverfolgen.
Lösung
Von der Anfrage bis zum Beurkundungstermin — strukturiert und nachvollziehbar.
Eingehende Anfragen werden strukturiert erfasst, Mandanten automatisch bestätigt, Termine direkt online buchbar gemacht und alle offenen Vorgänge zentral sichtbar gehalten.
01
Erfassen
Art der Beurkundung, beteiligte Parteien, Kontaktdaten und notwendige Unterlagen werden strukturiert aufgenommen.
02
Bestätigen
Mandanten erhalten automatisch eine professionelle Eingangsbestätigung mit Hinweisen zu benötigten Unterlagen.
03
Buchen
Beurkundungstermine werden direkt online gebucht und automatisch in den Notariatskalender eingetragen.
04
Nachhalten
Offene Unterlagen, ausstehende Rückmeldungen und anstehende Termine bleiben zentral sichtbar.
Nutzen
Was sich für Ihr Notariat verbessert
Der Nutzen liegt in weniger Koordinationsaufwand, klareren Abläufen und einer professionelleren Kommunikation mit Mandanten.
Weniger Rückfragen
Mandanten werden von Anfang an über benötigte Unterlagen informiert — das reduziert Nachfragen vor dem Termin.
Einfachere Terminbuchung
Mandanten buchen Termine selbst online — ohne E-Mail-Ping-Pong zur Terminabstimmung.
Klare Übersicht
Alle offenen Beurkundungsanfragen und Termine sind zentral sichtbar — kein Suchen in E-Mails oder Notizen.
Professioneller Eindruck
Automatische Bestätigungen und strukturierte Abläufe vermitteln Verlässlichkeit — vom ersten Kontakt an.
Nächster Schritt
Prüfen wir Ihren aktuellen Notariatsprozess.
Im ersten Schritt schauen wir uns an, wie Beurkundungsanfragen heute eingehen, wie Termine koordiniert werden und wo Rückmeldungen verloren gehen.